Dokumente und Verträge. Endlich im Griff.
DocuStruct erfasst Ihre Dokumente per KI, archiviert sie revisionssicher und erinnert Sie automatisch an jede Frist – ohne Aktenordner, ohne Excel-Listen, ohne Framework-Overkill.
Für KMU gemacht · DSGVO-konform · keine Einrichtungsgebühr
Verträge kosten Zeit, Nerven – und manchmal richtig Geld
Ungenutzte Kündigungsfristen, verstreute Belege und Aktenordner, in denen niemand etwas findet. Genau hier setzt DocuStruct an.
Verpasste Fristen
Ein übersehener Kündigungstermin verlängert Verträge automatisch – oft um ein ganzes Jahr und viel Geld.
Suchen statt arbeiten
Dokumente liegen in Ordnern, Mailpostfächern und auf Laufwerken. Wer sucht, verliert wertvolle Zeit.
Manuelle Erfassung
Vertragsdaten abtippen ist mühsam und fehleranfällig – und niemand macht es wirklich gerne.
Alles, was Sie brauchen – an einem Ort
Von der automatischen Erfassung bis zur revisionssicheren Archivierung. DocuStruct deckt den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente und Verträge ab.
KI-Dokumentenerfassung
DocuStruct liest Verträge, Rechnungen und Belege automatisch aus – wahlweise mit OpenAI oder Anthropic Claude. Kein Abtippen mehr.
Revisionssicheres Archiv
Unveränderbares Audit-Log, Versionierung und SHA-256-Prüfsummen für jede Datei. Änderungen sind lückenlos nachvollziehbar.
Fristen & Erinnerungen
Kündigungsfristen, Verlängerungen und Handlungsempfehlungen automatisch im Blick – rechtzeitig, bevor es teuer wird.
Scan & Stapelverarbeitung
Per Scan-Ordner, Drag-&-Drop-Upload oder Mail-Import. Dubletten werden automatisch erkannt, hunderte Dateien in einem Rutsch verarbeitet.
DATEV-Anbindung
Direkte Auswertungen und Export für Ihre Steuerberatung – SKR03, Kontenauswertungen und Saldenübersichten inklusive.
Faktura & Rechnungen
Rechnungen erstellen, verwalten und den Belegen zuordnen – Ihre kaufmännischen Vorgänge laufen im selben System.
Mehrbenutzer & Mandanten
Rollen für Admin, Bearbeiter und Betrachter, getrennt nach Abteilungen und Mandanten. Jeder sieht nur, was er sehen soll.
Mail-Import
Belege und Verträge landen per E-Mail direkt im Posteingang von DocuStruct – automatisch erfasst und archiviert.
Alle Dateiformate
PDF, Word, Excel, Bilder – auch ältere DOC- und XLS-Dateien. DocuStruct liest den Inhalt zuverlässig aus, ganz ohne Zusatzsoftware.
In vier Schritten vom Beleg zum Überblick
Kein langes Einlernen, kein IT-Projekt. DocuStruct nimmt Ihnen die Routine ab – Sie behalten die Kontrolle.
Erfassen
Dokument scannen, hochladen oder per Mail senden. DocuStruct nimmt es automatisch in den Posteingang auf.
KI liest aus
Vertragspartner, Laufzeit, Fristen und Beträge werden automatisch erkannt und vorausgefüllt.
Prüfen & Freigeben
Sie kontrollieren die Vorschläge, korrigieren bei Bedarf und geben mit einem Klick frei.
Archivieren & Überwachen
Revisionssicher abgelegt, mit automatischer Fristenüberwachung und Handlungsempfehlungen.
Weniger Aufwand, mehr Sicherheit
DocuStruct ist bewusst schlank gebaut – schnell im Einsatz, ohne überladene Enterprise-Software. Damit sich der Mehrwert vom ersten Tag an rechnet.
- ✓Nie wieder verpasste FristenAutomatische Erinnerungen schützen vor teuren Vertragsverlängerungen.
- ✓Stunden pro Woche gespartDie KI übernimmt das Erfassen und Sortieren – Sie prüfen nur noch.
- ✓Prüfungssicher aufgestelltLückenlose Historie und Prüfsummen für jede Datei – ideal für Betriebsprüfung und Steuerberatung.
- ✓Ein System statt vieler InsellösungenDokumente, Verträge, Fristen und Faktura laufen zusammen.
Was DocuStruct für Sie bedeutet
*Richtwert abhängig von Dokumentenaufkommen und Prozessen.
Gebaut für Nachvollziehbarkeit
Ihre Dokumente sind rechtlich relevant. DocuStruct behandelt sie entsprechend – mit Technik, die auf Revisionssicherheit ausgelegt ist.
Unveränderbares Audit-Log
Jede Aktion wird protokolliert – nur anfügen, niemals überschreiben.
SHA-256 Integrität
Prüfsummen erkennen jede nachträgliche Manipulation an Dateien.
DSGVO-konform
Standalone betreibbar – Ihre Daten bleiben in Ihrer Hand, auf Ihrem Server.
Versionierung
Jede Fassung eines Dokuments bleibt erhalten und nachvollziehbar.
Ihre Dokumente bleiben zugänglich – mit oder ohne DocuStruct
DocuStruct ist keine Blackbox. Ihre Dateien liegen als echte Dokumente in einer klaren, nachvollziehbaren Ordnerstruktur auf Ihrem eigenen Server. Selbst wenn das Tool einmal nicht läuft, kommen Sie jederzeit an alles heran.
- Klare OrdnerstrukturAlle Dokumente sortiert nach Mandant, Akte und Vertrag – direkt im Dateisystem abgreifbar, ganz ohne DocuStruct.
- Backup jederzeitIhre gewohnten Backup-Tools genügen. Kein proprietäres Format, keine Abhängigkeit von einem Anbieter.
- Regelmäßiger Metadaten-ExportDie wichtigsten Dokumenteigenschaften – Vertragspartner, Fristen, Beträge, Kategorien – werden regelmäßig als CSV/Excel exportiert und bleiben weiterverwendbar.
- Keine SackgasseDokumente plus zugehörige Kerndaten lassen sich jederzeit in andere Systeme übernehmen. Ihre Daten gehören Ihnen.
Ausfallsicher gedacht: Sollte DocuStruct einmal nicht erreichbar sein, sind Ihre Dokumente und ihre wichtigsten Eigenschaften trotzdem greifbar – als Dateien im Ordner und als aktueller Export.
Sehen Sie DocuStruct in Aktion
Fordern Sie eine unverbindliche Demo an oder schreiben Sie uns direkt. Wir zeigen Ihnen DocuStruct an Ihren eigenen Beispielen – ohne Verpflichtung.
Gut zu wissen
Wo werden meine Daten gespeichert?
DocuStruct ist eine eigenständige Anwendung und lässt sich auf Ihrem eigenen Server betreiben. Ihre Dokumente und Verträge verlassen Ihre Infrastruktur nicht – Sie behalten die volle Datenhoheit, DSGVO-konform.
Wie funktioniert die KI-Erfassung?
DocuStruct liest den Inhalt Ihrer Dokumente aus und erkennt relevante Felder wie Vertragspartner, Laufzeit, Fristen und Beträge. Als KI-Anbieter können Sie wahlweise OpenAI oder Anthropic Claude nutzen – umschaltbar in den Einstellungen. Sie prüfen jeden Vorschlag, bevor er übernommen wird.
Welche Dateiformate werden unterstützt?
PDF, Word (DOCX und älteres DOC), Excel (XLSX und älteres XLS), Textdateien sowie Bilder (JPG, PNG, GIF, WebP). Die Inhalte werden serverseitig ausgelesen – ganz ohne zusätzliche Office-Software.
Brauche ich DATEV, um DocuStruct zu nutzen?
Nein. Die DATEV-Anbindung ist ein Zusatznutzen für die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerberatung. DocuStruct funktioniert vollständig auch ohne DATEV.
Ist DocuStruct für mehrere Nutzer und Standorte geeignet?
Ja. DocuStruct unterstützt mehrere Nutzer mit Rollen (Admin, Bearbeiter, Betrachter) sowie eine Trennung nach Abteilungen und Mandanten. So sieht jeder genau die Dokumente, für die er berechtigt ist.
Wie schnell bin ich startklar?
DocuStruct ist bewusst schlank gebaut und ohne aufwändiges IT-Projekt einsatzbereit. Am schnellsten geht es über eine kurze Demo – dort klären wir gemeinsam Ihre Anforderungen. Nutzen Sie einfach das Kontaktformular.