Alle Funktionen von DocuStruct auf einen Blick
Von der KI-gestützten Erfassung über die revisionssichere Ablage bis zur vollen Datenhoheit: DocuStruct deckt den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente und Verträge ab – schlank, nachvollziehbar und ohne Anbieterbindung.
Erfassung & KI
Dokumente hineingeben – DocuStruct erledigt den Rest.
KI-Dokumentenerfassung
Verträge, Rechnungen und Belege werden automatisch ausgelesen – wahlweise mit OpenAI oder Anthropic Claude, umschaltbar in den Einstellungen.
Scan-Ordner
Ein überwachter Eingangsordner nimmt gescannte Dokumente automatisch auf und übergibt sie an die Verarbeitung.
Drag-&-Drop-Upload
Dateien direkt im Browser per Ziehen und Ablegen hochladen – einzeln oder viele auf einmal.
Mail-Import
Belege und Verträge landen per E-Mail direkt im Posteingang und werden automatisch erfasst und archiviert.
Stapelverarbeitung
Hunderte Dokumente in einem Rutsch verarbeiten – mit Fortschrittsanzeige und ohne Zeitüberschreitung, auch bei 500+ Dateien.
Dublettenerkennung
Prüfsummen (SHA-256) erkennen doppelte Dateien automatisch – gegen Eingang und Archiv, inklusive Hinweis auf die betroffene Akte.
Alle Dateiformate
PDF, Word (DOCX & älteres DOC), Excel (XLSX & älteres XLS), Text und Bilder (JPG, PNG, GIF, WebP).
Serverseitige Textauslese
Inhalte werden direkt auf dem Server ausgelesen – ganz ohne installierte Office-Software.
Prüfen & Freigeben
Erkannte Felder werden vorausgefüllt; Sie kontrollieren, korrigieren bei Bedarf und geben mit einem Klick frei.
Vertragsverwaltung & Fristen
Keine verpasste Kündigung, keine ungewollte Verlängerung.
Fristenüberwachung
Kündigungsfristen und Laufzeitenden immer im Blick – rechtzeitig, bevor es teuer wird.
Automatische Erinnerungen
DocuStruct meldet sich, wenn Handlungsbedarf besteht – proaktiv statt zu spät.
Handlungsempfehlungen
Das Dashboard zeigt anstehende Verlängerungen und empfiehlt konkrete nächste Schritte.
Automatische Verlängerung erkannt
Verträge mit automatischer Verlängerung werden markiert; verpasste Fristen bleiben mit dem Hinweis „Sonderkündigung prüfen" sichtbar.
Laufzeiten & Verlängerungen
Befristete und unbefristete Verträge werden sauber unterschieden und passend behandelt.
Forecast-Export
Anstehende Vertragsereignisse als Excel-Auswertung – ideal für Planung und Budget.
Revisionssicherheit & Sicherheit
Gebaut für Nachvollziehbarkeit und Prüfungen.
Unveränderbares Audit-Log
Jede Aktion wird protokolliert – nur anfügen, niemals überschreiben. Lückenlos nachvollziehbar.
Dokument-Versionierung
Jede Fassung eines Dokuments bleibt erhalten; die aktuelle Version ist klar gekennzeichnet.
SHA-256-Integrität
Prüfsummen je Datei erkennen jede nachträgliche Manipulation zuverlässig.
Schreibgeschütztes Archiv
Archivierte Dateien werden nach dem WORM-Prinzip vor Veränderung geschützt.
Soft-Delete
Löschen bedeutet Archivieren: Nichts geht unwiederbringlich verloren, alles bleibt nachvollziehbar.
DSGVO-konform & standalone
Auf dem eigenen Server betreibbar – Ihre Daten verlassen Ihre Infrastruktur nicht.
Organisation & Zugriff
Jeder sieht genau das, was er sehen soll.
Mehrbenutzer-Betrieb
Mehrere Nutzer arbeiten gleichzeitig im selben, konsistenten System.
Rollen & Rechte
Abgestufte Rollen für Admin, Bearbeiter und Betrachter – klar getrennte Berechtigungen.
Abteilungen & Mandanten
Dokumente sauber nach Abteilung und Mandant getrennt – ideal auch für mehrere Firmen.
Automatische Zuordnung
Neue Dokumente werden dem passenden Mandanten automatisch zugeordnet – das System lernt mit.
Freigaben je Mandant
Gezielte Freigaben und ein Eingangsbereich je Mandant für eine geordnete Zusammenarbeit.
Aktenstruktur
Verträge und Belege werden in nachvollziehbaren Akten gebündelt statt lose abgelegt.
Kaufmännisch & Schnittstellen
Belege, Rechnungen und Steuerberatung greifen ineinander.
Faktura & Rechnungen
Rechnungen erstellen, verwalten und den passenden Belegen zuordnen – im selben System.
DATEV-Anbindung
Auswertungen und Export für die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerberatung – inklusive SKR03-Kontenauswertungen und Saldenübersichten.
DATEVconnect
Schnittstelle für den strukturierten Datenaustausch mit DATEV-Systemen.
Partnerverwaltung
Vertragspartner, Lieferanten und Kunden zentral gepflegt und mit Dokumenten verknüpft.
Mitarbeiter & Schichten
Personalbezogene Dokumente und Schichten im Blick – inklusive Ausblenden ausgeschiedener Mitarbeiter aus Empfehlungen.
Module & Erweiterbarkeit
Modular aufgebaut – zusätzliche Funktionsbereiche lassen sich gezielt ergänzen.
Datenhoheit & Betrieb
100 % Ihre Daten – ausstiegssicher und ohne Blackbox.
Klare Ordnerstruktur
Alle Dokumente liegen als echte Dateien in einer nachvollziehbaren Ordnerstruktur – jederzeit direkt abgreifbar, auch ohne DocuStruct.
Backup jederzeit
Ihre gewohnten Backup-Tools genügen. Kein proprietäres Format, keine Anbieterbindung.
Regelmäßiger Metadaten-Export
Die wichtigsten Dokumenteigenschaften – Vertragspartner, Fristen, Beträge, Kategorien – werden regelmäßig als CSV/Excel exportiert und bleiben weiterverwendbar.
Ausfallsicher gedacht
Sollte das Tool einmal nicht laufen, bleiben Ihre Dokumente und ihre Kerndaten trotzdem greifbar.
Self-hosted & standalone
Betrieb auf dem eigenen Server, unabhängig von anderen Systemen. Sie behalten die volle Kontrolle.
Flexible KI-Anbieter
OpenAI oder Anthropic Claude – jederzeit umschaltbar, keine Festlegung auf einen Anbieter.
Überzeugt? Sehen Sie DocuStruct live.
Wir zeigen Ihnen alle Funktionen an Ihren eigenen Beispielen – unverbindlich und ohne Verpflichtung.
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